Come funzionano le firme sul documento elettronico?

La sottoscrizione di un documento cartaceo serve a confermare la volontà del firmatario. Infatti, quando firmiamo un documento dichiariamo di averne letto e approvato il contenuto: in questo modo il documento è idoneo a “far fede”, serve cioè come prova di atti o rapporti.  Occorre fare una doverosa premessa: non tutti i documenti necessitano di firma per essere prova di atti o rapporti. Nella maggior parte dei casi la prova dell’esistenza di un contratto o di un rapporto si produce con altri strumenti probatori (esempio classico è il contratto di lavoro).

Come si firma un documento informatico?

La firma di un documento informatico, oltre ad avere gli stessi effetti giuridici di quella apposta sul cartaceo, è idonea anche a garantire i requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento stesso, dimostrando che esso non sia stato manomesso o modificato dopo la sottoscrizione. In alcuni casi permette anche di riconoscere con certezza l’identità del firmatario.  Tecnicamente la differenza tra il documento cartaceo e quello digitale è che nel primo caso abbiamo un solo tipo di firma, quella autografa, mentre per il documento digitale possiamo averne diverse.  Esistono, appunto, firme elettroniche e firme digitali che attribuiscono al relativo documento il valore di documento firmato, non firmato o da valutare in giudizio (a seconda delle caratteristiche tecniche della firma stessa). Alcune firme prevedono l’adozione di specifici strumenti software o anche hardware per essere utilizzate.

Il valore della firma scansionata

La firma apposta su un documento cartaceo successivamente scansionato non rientra nella categoria delle firme elettroniche o digitali. Nei casi di contenzioso, questi documenti sono valutati in giudizio sotto ogni profilo. La firma scansionata è un’immagine: in teoria la potremmo incollare e copiare su tanti documenti e così potrebbe fare anche chi riceve il documento. Tale firma non garantisce quindi il contenuto e non dà certezza sull’identità del firmatario.

Valore del documento inviato con la Posta Elettronica Certificata

La confusione più comune in questi ambiti, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, è quella tra contenuto e strumento di spedizione. Quando inviamo un documento tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) è come se stessimo mandando una raccomandata con ricevuta di ritorno. È vero che inviando la PEC viene garantita la conoscibilità certa del mittente (grazie al Gestore che funge da garante) ma la forma che deve avere il documento non cambia. Proviamo a traslare lo stesso esempio nel cartaceo: nel caso di documento che deve avere forma scritta per la sua validità (quindi deve essere firmato, per esempio perché contiene autodichiarazioni, certificazioni, ecc..) non basta spedirlo con raccomandata, occorre averlo firmato!