Scade il 12 agosto 2016 il termine entro il quale le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti secondo quanto stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 (in seguito D.P.C.M. 2014), pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015.
Il D.P.C.M. 2014 costituisce l’ultimo step di un percorso che introduce importanti novità nella gestione dei documenti, con evidenti ripercussioni nell’organizzazione interna delle Pubbliche Amministrazioni sia per l’organizzazione delle risorse umane, sia per l’organizzazione e lo svolgimento dei processi di gestione. Più precisamente:
Cosa cambia per le PA
Per la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con l’abolizione dei registri cartacei a favore dell’introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare basata sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Nell’attribuire un numero di protocollo al documento, sarà necessario classificarlo in modo da creare, sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento, rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza e favorendo una efficiente organizzazione e indicizzazione dei documenti in ciascuna amministrazione. Inoltre, l’utilizzo di criteri uniformi di classificazione e di archiviazione dei documenti favorisce una più efficiente comunicazione tra gli Uffici della stessa amministrazione, soprattutto quando il procedimento interessa più unità. In questo caso, ciascun ufficio potrà visualizzare il documento e/o il fascicolo in questione e intervenire nella procedura a seconda dell’abilitazione (alla consultazione, all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione; si garantisce, così, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soli soggetti interessati, il tutto in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.
In presenza di procedimenti che coinvolgono più amministrazioni, i vantaggi derivanti dall’utilizzo del sistema per la gestione dei flussi documentali si traducono nella possibilità di condividere le informazioni in tempo reale. Ciascuna amministrazione coinvolta nel procedimento potrà accedere al fascicolo attraverso la rete unitaria delle Pubbliche Amministrazioni, e intervenire a seconda dell’abilitazione rilasciata dall’amministrazione responsabile del procedimento, così come avviene tra gli Uffici e/o le aree organizzative appartenenti alla stessa amministrazione.
Anche i cittadini, le imprese e tutti coloro che entrano in contatto con le Pubbliche Amministrazioni, accedendo al sistema informatico, hanno la possibilità di consultare i propri fascicoli ed eventualmente di inserire nuovi documenti. Un esempio è il nuovo processo tributario telematico – S.I.Gi.T .
L’adozione del sistema di gestione dei flussi documentali introduce, quindi, importanti cambiamenti all’interno delle pubbliche amministrazioni nella metodologia di lavoro da adottare, e anche il personale interno dovrà essere riorganizzato secondo le nuove esigenze di gestione. Di conseguenza, è necessario che ciascuna amministrazione proceda ad una mappatura delle competenze del personale interno per individuare le persone con competenze specifiche e motivate ad attuare i cambiamenti previsti dalle norme; su tali persone l’amministrazione dovrà:
in quanto è la risorsa umana la chiave per il cambiamento della pubblica amministrazione.
Come il documento diventa digitale: requisiti e processi
Il documento informatico deve assumere le caratteristiche dell’integrità (deve essere completo e inalterato) e dell’immodificabilità (deve essere garantita la non alterabilità del documento nella forma e nel contenuto). Tali caratteristiche vengono garantite a ciascun documento amministrativo informatico anche attraverso la:
pertanto, lo svolgimento delle (3) suddette operazioni, rappresenta un passaggio necessario e sufficiente per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti della P.A.
Una volta inseriti nel sistema di gestione documentale, i documenti, i fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti al sistema di conservazione (attraverso la generazione di un pacchetto di versamento) per essere conservati nell’archivio corrente; successivamente i documenti, fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali vengono riversati nell’archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Più precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione avviene quotidianamente e genera il registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle registrazioni di protocollo giornaliere, mentre il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente. Infine, i documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata Sezione di archivio, secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di beni culturali (Figure 1 e 2).
Fonte: Forum PA - articolo di Roberta Santopietro