Come Organizzare un Seminario

Quali sono le cose più importanti a cui pensare per organizzare un seminario? Vediamole insieme. 

I seminari sono tra gli eventi più comuni al mondo.

Spesso a sfondo tecnico e istruttorio, ai seminari partecipano persone che hanno voglia di imparare cose nuove o espandere la propria conoscenza in merito a specifici argomenti, in ambito professionale, accademico o formativo.

Organizzare un seminario, così come qualsiasi altro evento con un pubblico partecipante, può rivelarsi impegnativo, soprattutto per chi non ha nessuna esperienza pratica. Bisogna trovare un luogo adatto, preparare gli ambienti in tema di sicurezza e comfort, avere uno o più assistenti durante il corso dell’evento, organizzare il materiale didattico, i contenuti multimediali e molto altro ancora.

Ci si può affidare a un’agenzia esterna che si occupi di organizzare il seminario per noi, oppure possiamo fare tutto da soli o in gruppo, con l’aiuto di alcuni consigli pratici.

La durata media di un seminario va dalle due ore fino a più giorni: a prescindere dalla durata, è bene che ogni cosa sia al proprio posto; per questo motivo, abbiamo raccolto alcuni consigli e suggerimenti pratici per non lasciare nulla al caso.

Pianifica passo dopo passo

Scegli una location interessante in cui tenere il seminario e poi contratta sul prezzo di locazione.
Dopo aver selezionato una o due strutture nella zona d’interesse, accertati che sia facile da raggiungere e che ci sia sufficiente spazio per il parcheggio.

Una volta stabilita la location, verificato che rispecchi gli standard di sicurezza e che possa ospitare il numero di persone che desideriamo ricevere, bisogna occuparsi del resto.

Ecco una lista di cose a cui pensare:

• data dell’evento
• standard di sicurezza
• programma
• luci artificiali e naturali
• aria condizionata o riscaldamento
• sedie
• materiale didattico
• materiale pubblicitario dell’evento
• rinfresco
• omaggi e gadget promozionali

Puoi fornire materiale di cancelleria come penne e taccuini personalizzati con logo e nome della tua azienda o dell’evento, così gli invitati potranno prendere appunti.

Molto probabilmente avrai file Word, Excel e quant’altro dentro una cartella o sparsi qua e là nel tuo computer. Ricorda che è una buona idea raggruppare tutto il materiale contenente le informazioni utili per lo svolgimento del seminario e organizzarlo all’interno di un PDF. Puoi usare Adobe Acrobat per convertire i vari file, inclusi i PowerPoint, per poterli consultare e condividere in maniera semplice durante il seminario.

Pensa anche alle pause tra un relatore e l’altro, con o senza rinfresco, per consentire scambi di idee e socializzazione tra i presenti, e ricorda di aggiungere un po’ di umorismo ogni tanto, utile a sciogliere la tensione dopo diverse ore passate in silenzio su una sedia ad ascoltare attivamente.

Organizzare un seminario: costi

Quanto costa affittare uno spazio per un seminario?

Dipende dalla città e dal tipo di ambiente. Se per esempio pensiamo di noleggiare una sala riunioni di piccole dimensioni, capace di ospitare almeno quaranta persone per un tempo massimo di qualche ora, allora possiamo calcolare un costo medio di circa 150€ al giorno. Esistono anche opzioni più economiche: con 80€ al giorno puoi noleggiare una sala per trenta persone, con proiettore e lavagna inclusi.

Se sei alla ricerca di una location esclusiva per eventi unici, preparati a pagare anche 1.500€ al giorno per un intero teatro a tua disposizione. Poco meno costano invece le sale meeting degli hotel più innovativi e moderni, dove potrai ospitare gli invitati in un luogo d’eccellenza e con tutti i comfort.

Pubblico di riferimento

Stai organizzando un seminario B2B in uno specifico settore?

Se è così, trovare le persone da invitare è più semplice rispetto a eventi generici. Sfoglia le pagine dei siti internet affini al settore e al tema che verrà trattato al seminario, e cerca tra i gruppi di Facebook e altri social il tipo di persona che ti interessa vedere al seminario.

A questo scopo, definisci un profilo del tuo invitato ideale, stabilendo l’età media, la professione e altri dati psicografici e demografici che ti aiuteranno a riconoscere il pubblico di riferimento.
Ricorda che per avere successo con il seminario, dovrai conoscere bene il tuo pubblico, altrimenti ciò che per te sarà interessante potrebbe non esserlo per loro.

Crea materiale informativo e inviti ufficiali

È tutto pronto per il seminario?

Allora è il momento di invitare formalmente tutti al tuo prossimo evento. Puoi farlo utilizzando uno o più canali di comunicazione, dalla cara e vecchia posta cartacea, fino agli inviti via e-mail e alla pubblicità sui social media.

L’importante è che ogni invito mostri località, orario, tematiche e argomenti del seminario, partecipazioni esclusive e tutto ciò che può rendere appetibile l’evento a chi legge l’invito.

Riepilogo e prova

I relatori e tutto lo staff che partecipa al seminario devono conoscere i propri compiti e il programma a dovere.

Ritaglia un paio d’ore da dedicare alla prova dell’evento, durante le quali i relatori potranno mettere in pratica tono, volume e velocità delle varie presentazioni, così da non avere vuoti dovuti all’ansia o all’imbarazzo.

Se lo speaker sei tu, prova a esporre uno o più contenuti senza nessun pubblico presente e lavora sugli aspetti che ti convincono meno. Ripassa, dopo averli organizzati in sequenza, tutti i temi che dovranno essere trattati, apportando modifiche ai contenuti qualora dovessero risultare ridondanti, incompleti, errati o se le frasi dovessero essere troppo lunghe e noiose.

Conclusione e feedback

Come spesso accade agli eventi, potrai chiedere agli invitati cosa ne pensano del seminario.

Di solito, questo si fa all’uscita o qualche giorno dopo. Se hai gli indirizzi e-mail degli invitati, che magari hai ottenuto con la compilazione di un apposito form, puoi inviare a tutti un messaggio per richiedere un feedback sull’evento e ringraziare per la partecipazione. Ti sarà utile per migliorare l’organizzazione dei prossimi seminari e capire cosa piace di più al tuo pubblico di riferimento.

Se opportuno, distribuisci degli articoli promozionali utili ai partecipanti, e approfittane per aumentare la visibilità dell’evento o del tuo brand.

Infine, se il tono del seminario lo consente, aggiungi brio, allegria e divertimento durante l’evento e vedrai che farà la differenza. Soprattutto d’inverno, quando si svolgono la maggior parte degli eventi professionali, tirare su il morale può fare la differenza, aumentando la soglia d’attenzione e il successo del seminario.

E se possiedi i dispositivi adatti, potrai registrare l’evento per renderlo fruibile online on demand, oppure trasmetterlo in streaming creando un evento ibrido per aumentare il bacino di utenza.

Segui questi semplici consigli per organizzare il tuo prossimo seminario con una marcia in più.