Come partecipare alle gare telematiche: informazioni utili

Le Gare Telematiche sono procedure di scelta del contraente da parte di Pubbliche Amministrazioni, basate su sistemi di negoziazione telematica e finalizzate all’aggiudicazione di forniture di beni e servizi.

Dal 18 ottobre 2018 è applicabile la direttiva 2014/24/EU sugli appalti pubblici, che introduce l’obbligo di abbandono della modalità di comunicazione cartacea in tutta la fase di gara.

L’obiettivo è aumentare la velocità, l’efficienza delle comunicazioni, superando le procedure obsolete e garantendo maggiore trasparenza per i concorrenti.

L’invio di tutta la documentazione avverrà all’interno di un sistema computerizzato che garantirà segretezza riguardo:

• Nominativi dei partecipanti

• Numero dei partecipanti

• Contenuto di tutta la documentazione di gara.

Ogni operatore economico che partecipa alla procedura ha un codice identificativo personale, utile per operare all’interno del sistema.

Al momento della ricezione delle offerte, la stazione appaltante segnala a ciascun partecipante la ricezione della proposta.

Il contenuto delle buste (Amministrativa, Tecnica, Economica) con i nuovi sistemi digitali sarà ancora più sicuro. Saranno garantite, infatti, l’integrità dei dati e la riservatezza dei contenuti delle offerte e delle domande di partecipazione, fino alla scadenza dei termini.

Per partecipare ad una gara telematica è obbligatorio possedere una firma digitale, una PEC (posta elettronica certificata) e, se richiesto dall’Ente, marche temporali.

Come funziona una gara telematica

La gara telematica si compone di diverse fasi:

• caricamento della documentazione amministrativa, tecnica e/o economica, diversa in base alla procedura di aggiudicazione,

• invio previa firma digitale dei file,

• pubblicazione telematica dei partecipanti, dei soggetti ammessi e dell’operatore economico aggiudicatario.

Grazie alla firma digitale e alla marcatura temporale il sistema informatico di analisi delle offerte fornisce sicurezza e impedisce che un file venga contraffatto.

Un fascicolo elettronico raccoglie la documentazione prodotta nel corso della gara. Ma si può accedere ad essa solo nel momento in cui inizia la seduta di gara.

Per garantire il rispetto dell’integrità delle domande e della riservatezza delle offerte nelle procedure di gara, sarà necessario dotarsi di un proprio sistema di e-procurement, soprattutto per le stazioni appaltanti medio-grandi, al fine di ottenere una gestione autonoma della gara.

Per le stazioni appaltanti medio-piccole è prevista una doppia opzione: avvalersi, quindi delegare, la procedura di gara a strutture organizzative dei soggetti aggregatori, o a centrali di committenza qualificate.

I vantaggi delle gare telematiche

Le Stazioni Appaltanti hanno l’esigenza di un’adeguata verifica dello stato qualitativo e della reputazione dei fornitori e di monitorarne il possesso dei requisiti, eventuali modifiche della struttura societaria, regolarità contributiva ed analisi finanziaria.

Grazie ai sistemi telematici il processo di gestione dei fornitori è in evoluzione nelle fasi di:

• Qualificazione dei fornitori e iscrizione in un Albo fornitori telematico;

• Invito dei fornitori iscritti all’Albo a partecipare alle procedure di gara, rispettando i criteri di trasparenza e rotazione;

• Valutazione dei fornitori, attraverso l’istituzione di sistemi di rating.

L’art. 30 del Codice Appalti afferma che tra i principi per l’aggiudicazione e l’esecuzione di appalti vi è la possibilità di garantire la qualità delle prestazioni nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività, correttezza. 

Le piattaforme elettroniche consentono di istituire, pubblicare e aggiornare costantemente lo strumento dell’Albo Fornitori, suddiviso in Gruppi Merceologici e classi di importo di lavori, servizi e forniture.

Attraverso questo strumento gli operatori economici individuano le aree merceologiche di interesse e i requisiti richiesti per l’iscrizione ed inoltrano alla stazione appaltante la propria domanda di abilitazione.

Con le piattaforme elettroniche è possibile un’integrazione tra il processo di gestione dei fornitori e il processo di gara. Viene applicato il principio di rotazione degli inviti, secondo quanto disposto dall’art. 36 del Codice Appalti.

Con la rotazione si evita il consolidarsi di rapporti solo con alcune imprese e si favorisce la distribuzione delle opportunità a più operatori economici, in base ai principi di concorrenzialità e trasparenza.