Foglio presenze in Excel: è davvero la soluzione migliore?

Per le aziende, grandi o piccole che siano, una questione essenziale è quella che interessa il monitoraggio di tutti i movimenti dei propri dipendenti.

Un aspetto essenziale in tal senso è rappresentato dalla gestione dei dati inerenti l’orario di lavoro dei dipendenti, in modo da poterne monitorare la produttività all’interno di un contesto quale quello della gestione delle risorse interne.

Qualcosa che vede al centro uno strumento in particolare: il foglio presenze, il quale può essere realizzato secondo diverse modalità. Tra queste particolarmente diffusa è quella che vede l’impiego del programma excel, ma siamo sicuri che rappresenti la soluzione ottimale? In questo articolo vi raccontiamo perché oggi non è più così e quali sono le alternative.

Cos’è il foglio presenze?

Partiamo dalla base, ovvero dal definire con esattezza cos’è un foglio presenze.

Si tratta di una sorta di scheda organizzata sotto forma di tabella che ha come funzione quella di tenere traccia di molteplici aspetti, nel dettaglio:

• Turni di lavoro conseguiti e tempo trascorso in azienda da parte del dipendente.
• Totalità delle ore di lavoro extra e straordinari (se effettuati).
• Totalità delle ferie e dei permessi usufruiti nonché delle assenze effettuate dai dipendenti.

Avere questi aspetti sotto controllo attraverso un monitoraggio costante permette in primo luogo di poter eseguire l’elaborazione delle buste paga con precisione e immediatezza.

A tal proposito ricordiamo che la loro consegna da parte del datore di lavoro al dipendente non è un optional, ma una pratica obbligatoria per legge.

Inoltre, il foglio presenze si rivela uno strumento che permette di gestire il tempo e la produttività ai massimi livelli.

Il foglio presenze non è un documento obbligatorio a livello normativo e non vi è un formato prestabilito con cui va redatto. Il metodo può essere scelto dalla stessa azienda in base alle specifiche necessità.

Diverse realtà sono solite utilizzare i fogli di calcolo Excel. Scopriamo a tal proposito qualcosa di più.

Come funziona il foglio in presenza excel

Excel è uno dei programmi maggiormente adoperati, specialmente dalle piccole imprese, per gestire diverse attività dell’azienda.

Il software permette in maniera semplice di creare dei fogli presenze sia giornalieri che settimanali o mensili.

Consente, infatti, di scaricare dei modelli preimpostati con layout e format ad hoc, i quali non richiedono altro che di essere compilati. Si tratta di soluzioni già disponibili all’interno del programma.

I limiti dell’uso di Excel nella realizzazione del foglio presenze

Excel presenta dei limiti importanti nella creazione di un documento di importanza nient’affatto irrilevante come un foglio presenze.

La compilazione avviene in maniera prettamente manuale ed è perciò maggiormente soggetta all’errore, vista la minore accuratezza.

I dati tendono a non essere raccolti né gestiti con la dovuta precisione e richiedono l’investimento di un tempo dedicato alla correzione degli errori.

In sintesi i motivi di criticità che vede l’utilizzo di un software come Excel nella compilazione del foglio presenze per i dipendenti sono:

• Probabilità piuttosto elevata di incorrere nell’errore durante la compilazione.
• Minore accuratezza già alla base.
• Il foglio presenze perde di efficacia nella sua predisposizione.
• Necessità di dedicare tempo ulteriore ed energie per la correzione degli errori.

Per le aziende tutti questi elementi si traducono in una perdita di produttività, tanto più ampia quando sono maggiori le dimensioni dell’azienda.

Esiste un’alternativa efficace?

Esiste un’alternativa efficace all’uso di Excel? Assolutamente sì. Si tratta dei software di gestione dei dipendenti, pensati ad hoc per l’azienda e in grado di ottimizzare le pratiche di gestione quotidiana delle risorse umane, come la rilevazione delle presenze.

Tra i vantaggi di utilizzare un software di gestione dei dipendenti per creare e compilare il foglio presenze sono:

• Inserimento automatico dei dati delle presenze a partire dalla timbratura, così da evitare dimenticanze ed errori nella compilazione.
• Possibilità per i dipendenti di compilare il foglio presenze in modo semplice, intuitivo e a prova di errore.
• Salvataggio dei dati in cloud, annullando il rischio di perdita dei dati, eventualità che può accadere con l’utilizzo di fogli in Excel

Rispetto a Excel, il software di gestione del personale presenta un costo iniziale maggiore, il quale viene però ben recuperato nel corso del tempo, grazie alla migliore produttività ottenuta.

I software di gestione dei dipendenti sono, in sintesi, programmi di ultima generazione adatti alle aziende sia grandi sia piccole. Capaci di garantire un monitoraggio impareggiabile e integrato del foglio presenze.