Come automatizzare i processi aziendali con i software per multifunzione

Le stampanti multifunzione sono in grado di svolgere diverse operazioni e sono ormai presenti in tutti i contesti lavorativi. Le funzioni di copia, stampa, fax e scanner sono indispensabili in qualsiasi ufficio ed ecco perché i dispositivi multifunzione non possono mancare né nelle grandi aziende, né nelle piccole realtà professionali.

Software per multifunzione: oggi le multifunzioni più innovative riescono ad andare ben oltre. Grazie a software dedicati possono infatti automatizzare ed organizzare i flussi documentali rendendo il lavoro più snello e veloce. Questo ha diverse ripercussioni positive: si risparmia tempo, si riduce la possibilità di commettere errori e, di conseguenza, si risparmia anche denaro.

Per gestire al meglio tutti i documenti si possono quindi integrare nelle stampanti multifunzione software per la gestione documentale, che nella pratica consentono di archiviare i documenti, di renderne rapida e facile la ricerca quando necessario ed anche di mandarli rapidamente in stampa se viene richiesta una copia cartacea.

Noleggiare o acquistare stampanti multifunzione

Al fine di ottimizzare ed organizzare i flussi documentali quindi, si può oggi ricorrere direttamente alle stampanti multifunzione. Schiavon Sistemi offre a tutti i suoi clienti la possibilità di acquistarle o anche di noleggiarle, senza dover investire una cifra elevata per l’acquisto. Non a caso molti professionisti preferiscono proprio la cosiddetta “locazione operativa” perché non sono costretti a sostenere l’investimento importante che una macchina professionale richiede per l’acquisto. Inoltre il noleggio permette maggiore flessibilità nella gestione. L’azienda offre infatti al cliente l’opportunità di ampliare progressivamente il parco stampanti, aggiungendo nuovi dispositivi quando e se necessario.

Il noleggio di Schiavon Sistemi consente di ottenere un risparmio sul medio – lungo termine, soprattutto se il cliente decide di puntare fin da subito sulle migliori stampanti multifunzione disponibili. La società commercializza un’ampia gamma di modelli ed ha stretto nel corso del tempo partnership con le migliori aziende produttrici.

Un altro punto di forza del servizio di noleggio stampanti multifunzione proposto da Schiavon Sistemi riguarda l’assistenza tecnica, che è naturalmente inclusa nel canone. I clienti potranno contare su una squadra di tecnici certificati e in costante aggiornamento e riceveranno l’aiuto di cui hanno bisogno anche attraverso il sistema di assistenza da remoto. I clienti non dovranno temere per le loro informazioni personali: è normale che i documenti contengano dei dati sensibili, ecco perché tutti i dati vengono criptati, per garantire il massimo della riservatezza e per evitare qualunque fuga di informazioni riservate.

Quale stampante multifunzione scegliere?

La scelta del dispositivo multifunzione dipende da diversi fattori, che non sempre sono così immediati ed evidenti ai non addetti ai lavori: affidandosi alla consulenza tecnica gratuita di Schiavon Sistemi, verrà individuato il modello più adatto alle esigenze del singolo cliente, in modo da ottenere un risparmio fino al 30% sui costi di stampa, nonché la possibilità di automatizzare ed organizzare nel modo giusto i flussi documentali dell’ufficio.

Talvolta si crede che per risparmiare la strategia migliore sia puntare su delle stampanti entry-level, in realtà si tratta di una strategia sbagliata: chi sa già di dover stampare per un periodo medio – lungo e di dover gestire una cospicua mole di documenti farebbe bene a considerare anche il costo e soprattutto la durata dei toner e degli altri materiali di ricambio, puntando fin da subito su modelli che possano portare ad una reale ottimizzazione dei costi nel tempo e non soltanto all’effimero risparmio iniziale.

Va inoltre tenuto presente che lo scopo ultimo dell’utilizzo di software per multifunzione è quello di automatizzare i processi aziendali e di godere dei benefici a cui questa ottimizzazione porta: risparmio di tempo, risparmio economico nel medio – lungo periodo e riduzione degli errori.