Cosa cambia per i veicoli aziendali con la fatturazione elettronica

Cosa cambia per i veicoli aziendali con la fatturazione elettronica? I mezzi di trasporto aziendali sono molto importanti per le imprese perché svolgono diverse funzioni.

Oltre alle attività che riguardano la fornitura di prodotti e servizi, essi rappresentano anche uno strumento per la motivazione del personale: per esempio, la possibilità di utilizzare un’auto societaria è un benefit molto apprezzato dai dipendenti ed ha un certo rilievo nel pacchetto che riguarda l’offerta di lavoro. L’acquisto e il mantenimento di una flotta aziendale sono una voce di bilancio rilevante, che comporta spese non trascurabili  e per le quali occorrono controlli accurati e grande attenzione.

Per questi motivi, la gestione del parco autoveicoli aziendali rientra nel novero delle attività strategiche per l’impresa e richiede competenze e capacità amministrative notevoli. Un capitolo di spesa importante nell’amministrazione dei mezzi di trasporto riguarda l’acquisto dei carburanti. Fino al 31 dicembre 2018 le operazioni di gestione amministrativa dei costi relativi al carburante potevano essere effettuate in due modi: utilizzando la scheda carburante oppure carte elettroniche, di credito, debito o bancomat. Come sostitutiva della fattura, la scheda carburante è stata per lungo tempo l’unica documentazione autorizzata a supporto delle operazioni di acquisto di carburanti per autotrazione effettuati da parte di soggetti IVA.

Veicoli aziendali e Fattura Elettronica

Il Decreto di Sviluppo (D.L. n. 70/2011) ha consentito l’utilizzo anche di carte elettroniche emesse da operatori finanziari soggetti all’obbligo di comunicazione all’anagrafe tributaria (di cui all’art. 7, comma 6, D.P.R. n. 605/1973). In seguito, la legge di Bilancio 2018 riguardo ai “soggetti passivi di imposta sul valore aggiunto”( cioè aziende e lavoratori autonomi con partita IVA) ha introdotto la novità della fatturazione elettronica per le operazioni relative all’acquisto di carburanti per autotrazione; tale obbligo ha validità a partire dal 1° gennaio 2019.

Da questa data, i gestori di impianti stradali di benzina, gasolio, GPL o metano devono emettere una fattura elettronica quando un titolare di partita IVA effettua un rifornimento; per chi acquista, ciò significa che, per ottenere le detrazioni fiscali, è necessario utilizzare moneta elettronica e quindi non è più consentito, per tale scopo, l’utilizzo del contante. Le novità della legge riguardano quindi le modalità di detrazione dalle tasse dei costi che riguardano il carburante.

La vecchia scheda è perciò abolita e altri cambiamenti riguardano la compilazione del documento; infatti, utilizzando la fatturazione elettronica non occorre specificare dati che riguardano il veicolo, come targa, marca, modello, ma solo quelli fiscali e l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) al quale l’e-fattura sarà recapitata in via esclusiva.

Per osservare le nuove disposizioni di legge società e privati hanno due possibilità. La prima è utilizzare una carta personale; in alternativa si può usufruire di una carta carburante. Quest’ultima è un mezzo elettronico di pagamento dai molteplici vantaggi, che in aggiunta permette di utilizzare di diversi servizi; in commercio ci sono carte carburante che non solo gestiscono comodamente le spese per l’acquisto del carburante, ma danno la possibilità di integrare questi dati con quelli che riguardano le trasferte e le note spese dei guidatori, anche associando un software gestionale; ciò è molto importante per gli amministratori per avere rapidamente il riscontro delle spese effettuate dal personale.

La fatturazione elettronica è un cambiamento al quale occorre adeguarsi ma che presenta notevoli vantaggi: utilizzando un mezzo elettronico è possibile eliminare i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti; la gestione delle procedure è più semplice;  il controllo dei dati più preciso e gli errori di imputazione ridotti; le tempistiche di lavoro si riducono notevolmente. Flussi di lavoro più snelli, quindi, che insieme a controlli più accurati e riduzione dei costi, garantiscono una gestione aziendale migliore e più efficiente.