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Conservazione documenti informatici nella PA: le linee guida dell’AGID

lentepubblica.it • 11 Dicembre 2015

conservazione documenti digitaliIllustrate le procedure e gli strumenti per l’avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle PA.

 

Pubblicate le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici. Le linee guida sulla conservazione hanno lo scopo di fornire alle amministrazioni pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti.

 

Le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, attualmente in fase di sviluppo.

 

Osservazioni e contributi possono essere inviati ad AgID tramite la casella di posta elettronica forum_conservatori@agid.gov.it (link sends e-mail).

 

Il governo dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale dell’ente, realizzato secondo le prescrizioni del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, del DPCM 3 dicembre 2013 in tema di protocollo informatico e del DPCM 13 novembre 2014 in tema di documento informatico, è quindi in grado di garantire il controllo generale e sistematico della documentazione amministrativa e, al contempo, attribuire ai documenti amministrativi informatici quelle caratteristiche di qualità e sicurezza. La qualità può essere intesa anche come la capacità del documento di rendere fruibili le informazioni in esso contenute.

 

Il documento informatico deve essere in grado di garantire la “leggibilità”8 del suo contenuto, posto che questa dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato, la scelta dei formati risulta estremamente importante e, dal punto di vista della leggibilità dei documenti informatici, decisiva.

 

Il CAD definisce la validazione temporale come “il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi.”

 

All’art. 20, comma 3, stabilisce poi che “La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.” Pertanto, per attribuire a un documento informatico una data ed un orario opponibili ai terzi, è necessario attenersi a quanto riportato nelle regole tecniche che, nella fattispecie, sono quelle contenute nel DPCM 22 febbraio 2013 e nel DPCM 13 novembre 2014.

 

Potete consultare il testo completo con le linee guida dell’AGID nel file in allegato a quest’articolo.

 

 

 

 

Fonte: AGID - Agenzia per l'Italia Digitale
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