Conservazione: ecco le istruzioni per il registro giornaliero di protocollo

L’AGID ha reso disponibili le istruzioni per la gestione del registro giornaliero di protocollo.

Le Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo contengono le disposizioni sulla produzione e la trasmissione del registro in conformità alla normativa vigente.

Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Lo scopo delle regole tecniche è quello di guidare le pubbliche amministrazioni nell’adeguamento, sia organizzativo che funzionale, dei propri sistemi di gestione documentale.

Come noto, l’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente.

Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:

– i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione;

– tutti i documenti informatici;

– le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;

– le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;

– le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.

Il richiamato articolo 52, stabilisce inoltre che “… il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo”.

Da ultimo, l’art. 7, co. 5, del DPCM 3.12.201310, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

In allegato il file con le istruzioni complete dell’AGID.