Conservazione digitale: quali compiti hanno i responsabili?

Il Responsabile della conservazione digitale dei documenti è una figura strategica è fondamentale oltre che obbligatoria per ogni ente pubblico, aziendale o studio professionale. Tale figura è il manager di tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica e probatoria. La professionalità del Responsabile della conservazione riveste dunque un ruolo fondamentale all’interno di PA e aziende.

Diversamente, secondo le nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (2014), “il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto  di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione”.

Infatti, il primo si occupa della fase della sua conservazione digitale. Invece il Responsabile di Gestione Documentale risponde della fase di produzione del documento informatico, naturalmente operando congiuntamente.

Ora ci si chiede: il Responsabile della Conservazione digitale e il Responsabile della Gestione Documentale possono essere esterni alla PA, azienda o impresa? Questi possono a loro volta delegare?

Analizzando la normativa non si può escludere come il legislatore abbia descritto  minuziosamente i singoli  ruoli e responsabilità. Ed infatti all’art. 6 ha disposto quanto segue: 1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c)Responsabile della conservazione. 2. I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all’art. 5. 3. Il Responsabile della Gestione Documentale o il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

Nel caso di specie, occorre affermare/confermare che nelle  aziende si può nominare un Responsabile della conservazione che sia esterno alla azienda stessa, per cui tale funzione dovrebbe essere rivestita da un soggetto esterno, quindi un soggetto terzo, con un ulteriore precisazione che, anche secondo quanto previsto dall’art. 44 CAD e le relative regole tecniche (art. 71 dello stesso codice), in caso di affidamento del servizio di conservazione da parte della PA verso un fornitore esterno si dovrà affidare ad un conservatore accreditato scelto nell’albo AgID, la PA deve sempre e comunque nominare al suo interno un Responsabile di Conservazione, questo ultimo principio non è strettamente obbligatorio per le aziende private.

In merito alla possibilità di delegare o meno lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso, nel caso di aziende private a uno o più soggetti di specifica competenza o la possibilità di delegare un soggetto terzo per la fase di produzione del documento informatico, va comunque individuato il quadro normativo di riferimento.

In particolar modo va esaminato il comma 6 del suindicato articolo. Ed invero il legislatore ha disposto che “Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato”. Come si evince dal testo sopra riportato, il Responsabile di conservazione può delegare , a sua volta, un soggetto terzo ma, naturalmente,  non è esonerato dalla responsabilità in eligendo e vigilando, si viene a creare,  in tal senso,  un contratto di outsourcing.

Diversamente, il Responsabile di Gestione Documentale deve essere interno alla PA, infatti, secondo quanto previsto all’art.3 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli art. 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del CAD, “le PA  di cui all’art. 2, comma 2 del Codice, nell’ambito del proprio ordinamento provvedono a:- individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50del testo unico;- nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50 del testo unico , il Responsabile della Gestione Documentale, un suo vicario…; – nominare eventualmente, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della Gestione Documentale e un suo vicario per…;- adottare il manuale di gestione di cui all’art. 5 su proposta del Responsabile della Gestione Documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale”.

Per quanto, invece, attiene la possibilità di delegare o meno un Responsabile di gestione documentale, il legislatore ha indicato all’art.3 DPCM 3 dicembre 2013 a:- individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50del testo unico;- nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50 del testo unico, il Responsabile della Gestione Documentale e, un suo vicario…; – nominare eventualmente, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della Gestione Documentale e un suo vicario per…;- adottare il manuale di gestione di cui all’art. 5 su proposta del Responsabile della Gestione Documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale”.

Orbene, a differenza di quanto previsto per la delega del Responsabile di Conservazione, il Responsabile della Gestione Documentale potrà, eventualmente , essere affiancato da un terzo ( professionista o azienda ), in virtù di un contratto di incarico di consulenza, che ha il compito di predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche, il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione  alla gestione  , alla trasmissione , all’interscambio, all’accesso, alla conservazione di documenti informatici , nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dall’art. 169 del d.lgs. 196 del 2003.

Diventa quindi fondamentale per le PA, individuare un funzionario o un dirigente che per competenza e formazione possa assurgere a ruolo di Responsabile della Gestione Documentale, visto anche il prossimo obbligo del 11 Ottobre 2015 , che rivoluzionerà in parte i flussi informatici delle Pubbliche Amministrazioni e non solo; sempre dal 11 Ottobre infatti, dovrà essere conservato in digitale ogni giorno, il nuovo registro di protocollo che avrà una funzionale maggiore rispetto a quanto era già stato previsto dal DPR 445/2000.

Risulta dunque importante che il Responsabile della Gestione Documentale si coordini con il Responsabile della Conservazione e con il Responsabile della Sicurezza. Accadrà, comunque, che in alcune PA, le tre figure corrisponderanno alla stessa figura o che il Responsabile della Gestione Documentale sia anche identificato come Responsabile della Conservazione o viceversa.

Qualunque sia la scelta, le Pubbliche Amministrazioni potranno essere comunque aiutate da aziende esperte del settore che saranno in grado di:

·               Organizzare i flussi informativi

·               Formare il personale e i dirigenti e funzionari

·               Fornire eventualmente soluzioni software adeguate

·               Redarre i necessari Manuali

·               Trasferire competenze e know-how

·               Disegnare i flussi informativi nuovi

·               Fornire assistenza tecnica per il nuovo protocollo informatico e il registro di protocollo

Le sfide che attendono le PA e le aziende sono dunque importanti e non mancheranno le insidie e le difficoltà iniziali, ma con l’aiuto di tutti gli stakeholders e di una solida normativa, il digitale entrerà prepotentemente all’interno delle PA e delle aziende, ancor prima della rivoluzione completamente digitale del 16 Agosto 2016 che cancellerà, si spera, il mondo analogico nei nostri Enti Centrali e Locali.