Dematerializzazione della PA: le modalità operative di gestione documentale informatizzata

Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, nella sede territoriale del Provveditorato Interregionale alle Opere Pubbliche per la Lombardia e l’Emilia-Romagna, ha emanato una circolare sull’applicazione del DPCM 13 novembre 2014 dal prossimo 12 agosto, in particolare sulla gestione delle istanze, del deposito e della redazione dei documenti digitali.

A partire dalla data del 12 agosto 2016 la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione entrerà in pieno vigore, in forza delle previsioni di cui al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Da tale data, quindi, le pubbliche amministrazioni non dovrebbero più accettare – di norma, alcun tipo di documentazione cartacea, ponendosi come fondamentale obiettivo dell’azione amministrativa la gestione documentale informatizzata di tutta la documentazione amministrativa.

La presentazione delle istanze, ad esempio, dovrà necessariamente seguire il seguente procedimento digitale:previa apposizione di firma digitale, i documenti dovranno essere inviati in formato pdf/A esclusivamente via Posta Elettronica Certificata (PEC).

In merito al deposito di eventuali elaborati progettuali e tecnici, essi dovranno, avere la forma di documento informatico e dovranno essere salvati in supporti digitali. Inoltre, affinché possano essere validi ai fini dell’istruttoria, dei controlli dovuti e della formazione del provvedimento finale, essi dovranno essere provvisti di valida firma digitale. Nella circolare si evidenzia, infatti, che la scansione di firma autografa applicata su file non costituisce una valida sottoscrizione.

I tempi si fanno sempre più stringenti, non solo per le Pubbliche Amministrazioni che dovranno porre in essere tutte quelle procedure atte al raggiungimento di una completa dematerializzazione, ma anche per i singoli utenti che dovranno abbandonare gli usi e le prassi e adottare finalmente una nuova cultura digitale che possa portare il nostro Paese a un livello di digitalizzazione in linea con gli standard europei.