Ottimizzare tempo e costi: ecco i benefici della PEC

La Posta Elettronica Certificata è uno degli strumenti più utilizzati per la sua inalterabilità e la certezza di invio e ricezione. Ma non è tutto.

Inquadrare i benefici della PEC: un obiettivo tutt’altro che impossibile, vista la gran quantità di argomenti a favore di questo virtuoso servizio previsto dalla legge italiana.

In primis il valore legale della Posta Elettronica Certificata conferisce ad un comune messaggio di posta elettronica l’equiparazione ad una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.

In tal modo si garantisce la prova dell’invio e della consegna dello stesso messaggio in questione. Inoltre si ottiene l’assoluta certezza che quel messaggio non possa essere stato corrotto o manipolato.

I benefici della PEC: il tempo prima di tutto!

In un’epoca come la nostra, in cui il diktat è “Il tempo è denaro!” la gestione del tempo è diventata un fattore essenziale.

Una comunicazione ufficiale, infatti, spesso ha bisogno di essere veicolata con celerità.

Si pensi ad esempio all’invio di una raccomandata per la partecipazione a un concorso pubblico. Oppure alla comunicazione ufficiale di un documento per una procedura d’appalto.

In casi come questi la PEC rappresenta la soluzione ideale: la velocità del servizio, infatti, consente la consegna immediata del documento.

Infatti è questa la principale differenza che la contraddistingue dalla raccomandata tradizionale. Nel migliore dei casi, questa ha tempi di recapito che possono variare dai quattro ai cinque giorni lavorativi successivi a quello di accettazione.

E soltanto mediante un sovrapprezzo si ha una raccomandata rapida: una celerità “artificiale” e a pagamento che l’invio di una PEC non contempla, vista la gratuità del singolo invio.

Costi contenuti: un occhio di riguardo al risparmio

L’appena citata gratuità del singolo invio è solo la punta dell’iceberg del capitolo risparmio.

Infatti, la gestione di una casella PEC ha, globalmente, un costo irrisorio: l’una tantum per la sua attivazione.

Questo garantisce, a fronte di un rinnovo annuale, un abbonamento che consente di inviare e ricevere un numero illimitato di comunicazioni certificate.

La dematerializzazione: meno carta inutile e meno sprechi

Il concetto di dematerializzazione è entrato nell’immaginario legislativo italiano con l’introduzione del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) del 2005.

“Il rapporto tra costi e benefici della PEC e della conversione informatica dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione”, viene posto sotto una nuova luce.

Così facendo la normativa è intervenuta per favorire la sostituzione degli archivi cartacei con quelli informatici.

Parte integrante di questo processo è stato l’obbligo, dal 1 gennaio 2007, per le Amministrazioni Pubbliche di dotarsi di casella PEC.

Questa misura ha avuto il fine di privilegiare questo specifico canale di comunicazione per consentire al cittadino di comunicare in maniera efficace con le proprie istituzioni.

Ma ha avuto anche il merito di stimolare e incentivare l’uso della Posta Elettronica Certificata anche tra i privati.

Ciò ha consentito, in primo luogo, una semplificazione ed uno snellimento dell’azione amministrativa, accorciando le distanze nel rapporto tra lo Stato, i Cittadini e le Imprese.

Ma non solo. La digitalizzazione delle missive e della comunicazione postale, ha ridimensionato la notevole quantità di inutile “cartaccia” prodotta in passato dagli uffici amministrativi.

E si è messo in atto un vero e proprio piano di salvaguardia documentale: infatti adesso sarà molto più difficile “smarrire” o non trovare nell’archivio giusto il documento digitale protocollato e certificato.

Così facendo si è posto un freno ideale ad uno spreco illogico di carta per le stampe, che si trasforma immediatamente in un risparmio di spazio e denaro.

E così facendo si tende una mano anche al nostro pianeta Terra, come andremo a vedere adesso.

Uno strumento “amico” dell’ambiente

Questa tendenza alla sburocratizzazione e alla dematerializzazione non ha soltanto un mero fine utilitaristico, vale a dire quello del tagliare i costi della carta per risparmiare, come già detto in precedenza.

Il fine meno diretto, ma senza dubbio non meno importante (anzi) è quello che mira a evidenziare l’eco-sostenibilità di questo strumento.

Se questo avviene infatti con la riduzione della carta, può ricevere un’incidenza importante anche dalla gestione che i fornitori di servizio utilizzano per le proprie infrastrutture.

Un esempio virtuoso che si può citare è quello di Aruba, che usa e utilizza energia la cui provenienza da fonti rinnovabili è certificata.

Questa particolare gestione infrastrutturale è, per chi non lo sapesse, prerogativa dei service provider che si fregiano della Garanzia di Origine (GO).

Si tratta di una certificazione elettronica che attesta l’origine rinnovabile delle fonti utilizzate dagli impianti qualificati IGO

Il tutto in conformità con la direttiva del parlamento europeo 2009/28/CE e dalla Delibera dell’Autorità per l’energia elettrica ed il gas ARG/elt 104/11.

Aruba, nello specifico, è in possesso di questa certificazione dal 2013.