Diritto di accesso dei consiglieri comunali e copia cartacea della documentazione

lentepubblica.it • 15 Novembre 2023

A fornire indicazioni sul tema del diritto di accesso dei consiglieri comunali e alla copia cartacea della documentazione amministrativa è un recente parere del Ministero dell’Interno.

In particolare la risposta ministeriale si sofferma sul formato di rilascio (digitale o cartaceo) di questi documenti: la risposta agli interrogativi arriva tramite il Parere n.30048 datato 30 ottobre 2023.

Il quesito posto dal sindaco di un comune ha sollevato l’interrogativo se, data la crescente digitalizzazione delle attività amministrative, sia obbligatorio fornire copie cartacee dei documenti richiesti o se il rilascio possa avvenire esclusivamente in formato digitale. Il contesto normativo è influenzato dal decreto legislativo n.82/2005, noto come “Codice dell’amministrazione digitale“.

Diritto di accesso dei consiglieri comunali e copia cartacea della documentazione

Il Ministero dell’Interno ha sottolineato che le amministrazioni comunali possono stabilire, tramite norme regolamentari, il rilascio esclusivo della documentazione in formato digitale. Tuttavia, è stato precisato che, qualora i consiglieri lo richiedano giustificatamente, deve essere garantito anche il rilascio in formato cartaceo.

L’orientamento giurisprudenziale è chiaro nel sostenere che, quando l’amministrazione deve esibire documenti complessi, è legittimo fornire al consigliere supporti informatici o trasmettere via email, rispetto alla tradizionale copia cartacea. Ciò è in linea con il principio di digitalizzazione della pubblica amministrazione sancito dal decreto legislativo n.82/2005.

Il Consiglio di Stato ha ribadito che la fruibilità digitale dei dati deve essere garantita in modo adeguato e appropriato, senza gravare eccessivamente sulle risorse pubbliche. Inoltre, il diritto di accesso dei consiglieri comunali, sancito dall’art.43 del decreto legislativo n.267/00, deve essere esercitato riducendo al minimo gli oneri per gli uffici comunali.

Si è evidenziato che il diritto di accesso deve essere esercitato senza richieste generiche e emulative, ma la sua reale giustificazione deve essere attentamente valutata. Il TAR Lombardia ha sottolineato che il rifiuto del rilascio della copia cartacea può costituire una negazione del diritto di accesso, e il consigliere ha il diritto di richiederla se comprovate difficoltà nell’utilizzo degli strumenti informatici.

In conclusione, il Ministero dell’Interno suggerisce che l’ente comunale può regolare il rilascio della documentazione in formato digitale, con la possibilità per i consiglieri di richiedere copie cartacee giustificando adeguatamente la necessità.