Pagamenti di natura non commerciale delle Pa, le indicazioni della RGS

La Ragioneria Generale dello Stato ha fornito le prime indicazioni utili riguardanti i pagamenti di natura non commerciale delle Pa e l’utilizzo della facoltà prevista dal decreto legislativo 231/2002.

La circolare della Ragioneria Generale dello Stato fornisce chiarimenti e indicazioni riguardo alla riduzione dei tempi di pagamento delle pubbliche amministrazioni, in conformità con la normativa vigente.

In particolare il documento si sofferma in primo luogo sulla definizione della natura commerciale o non commerciale delle transazioni ma anche su altri aspetti molto importanti quali aspetti relativi alle fatture elettroniche e alle procedure correlate e altre informazioni utili sui tempi di pagamento.

Pagamenti di natura non commerciale delle Pa

Le transazioni non commerciali si riferiscono a scambi di beni o servizi che coinvolgono entità o soggetti che non operano a fini di lucro o che non sono coinvolti in attività commerciali tipiche. Ecco alcuni punti chiave per comprendere meglio cosa si intende per transazioni non commerciali:

• coinvolgimento del settore pubblico: le transazioni non commerciali coinvolgono spesso il settore pubblico. Questo significa che una delle parti coinvolte può essere un’istituzione governativa, un’agenzia pubblica, un’organizzazione no-profit, un ente benefico o simili. Queste transazioni possono riguardare forniture di beni o servizi per scopi pubblici, come l’acquisto di attrezzature per un ospedale pubblico o l’appalto di servizi di costruzione per un ente governativo;
• assenza di scopo di lucro: le transazioni non commerciali di solito coinvolgono entità che non hanno come obiettivo principale la generazione di profitto. Ciò significa che le organizzazioni coinvolte potrebbero operare per scopi benefici, sociali, educativi, culturali o pubblici, anziché per massimizzare i guadagni finanziari. Ad esempio, una biblioteca pubblica che acquista libri o un’organizzazione no-profit che fornisce servizi di assistenza sociale sono coinvolti in transazioni non commerciali;
• scopo sociale o pubblico: le transazioni non commerciali spesso mirano a soddisfare esigenze sociali, pubbliche o comunitarie. Queste possono includere forniture di beni e servizi essenziali per il benessere della società, come servizi sanitari, istruzione, assistenza sociale, cultura, protezione dell’ambiente e altro ancora. Le organizzazioni coinvolte in queste transazioni di solito operano per contribuire al bene comune piuttosto che per ottenere profitti individuali;
• regolamentazioni specifiche: le transazioni non commerciali possono essere soggette a regolamentazioni e normative specifiche che differiscono da quelle applicate alle transazioni commerciali. Ad esempio, gli appalti pubblici possono essere disciplinati da leggi e procedure governative volte a garantire la trasparenza, l’equità e la responsabilità nell’assegnazione dei contratti.

Estensione dei termini di pagamento

La parte relativa all’estensione dei termini di pagamento chiarisce le circostanze in cui è possibile prolungare i tempi di pagamento oltre quelli stabiliti dalla normativa di base. Qui di seguito, verranno analizzati i principali aspetti di questa disposizione:

• flessibilità negli accordi commerciali: consentire un’estensione dei termini di pagamento offre flessibilità alle parti coinvolte nelle transazioni commerciali. Le imprese possono concordare termini di pagamento personalizzati che meglio si adattano alle loro esigenze specifiche e alle circostanze del mercato. Questo può essere particolarmente utile in situazioni in cui le condizioni di mercato o le esigenze commerciali richiedono un adattamento dei termini di pagamento standard;
• contrattazione tra le parti: la possibilità di prolungare i termini di pagamento dipende spesso dalla contrattazione tra le parti coinvolte. Le aziende possono negoziare termini di pagamento diversi da quelli standard previsti dalla normativa di base, purché entrambe le parti concordino su tali modifiche. Questo consente una maggiore personalizzazione degli accordi commerciali in base alle esigenze specifiche delle aziende coinvolte;
• situazioni di emergenza e eccezionali: la circolare specifica che l’estensione dei termini di pagamento potrebbe essere consentita anche in situazioni di emergenza o altre ragioni eccezionali. Ad esempio, in caso di crisi economica o di situazioni di forza maggiore che possono influenzare le capacità finanziarie delle aziende, potrebbe essere necessario prolungare i termini di pagamento per garantire la continuità delle attività commerciali;
• gestione dei flussi di cassa: l’estensione dei termini di pagamento offre alle imprese la possibilità di gestire meglio i propri flussi di cassa. Questo può essere particolarmente importante per le piccole e medie imprese che potrebbero avere esigenze finanziarie diverse rispetto alle grandi aziende. Consentire un’estensione dei termini di pagamento può aiutare le imprese a bilanciare i propri flussi di cassa e a mantenere la stabilità finanziaria nel lungo termine.

Fatture elettroniche

Infine la circolare della RGS fornisce istruzioni e linee guida dettagliate riguardanti diversi aspetti relativi alle fatture elettroniche e alle procedure correlate. Vediamo più in dettaglio cosa significa:

• uso corretto delle fatture elettroniche: la circolare specifica le procedure e le best practices da seguire nell’emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche. Questo potrebbe includere indicazioni su come compilare correttamente una fattura elettronica, quali informazioni devono essere incluse, come gestire eventuali modifiche o errori, e così via.
• modalità di sospensione delle fatture in caso di contestazione o contenzioso: la circolare spiega quali procedure devono essere seguite nel caso in cui ci sia una contestazione o una controversia riguardo a una fattura elettronica emessa o ricevuta. Questo potrebbe includere istruzioni su come sospendere il pagamento della fattura in attesa di risoluzione della disputa, quali documenti devono essere presentati per supportare la contestazione, e come comunicare con l’altra parte coinvolta.
• responsabilità disciplinari in caso di violazione delle norme: la circolare chiarisce le conseguenze disciplinari che possono derivare dalla violazione delle norme relative alle fatture elettroniche. Ciò potrebbe includere sanzioni finanziarie, penalità legali, azioni disciplinari interne nell’ambito delle organizzazioni coinvolte e altre misure correttive. Inoltre, potrebbe fornire indicazioni su come evitare violazioni delle norme e quali sono le migliori pratiche da seguire per garantire la conformità.

Il testo della Circolare

Qui il documento completo.