Il progetto PA Docs e il cammino di una deliberazione

Sano campanilismo: la sala consiliare di Bergamo (fonte FAI)

* a cura di Marco Deligios

In questo articolo esaminiamo le correlazioni tra il processo di adozione di una deliberazione del Consiglio comunale e le tipologie di documento censite dal progetto PA Docs (chi non sapesse di cosa si tratti può leggere questo articolo: Vocabolari controllati per i documenti dei Comuni: chi ci sta?).

Evidenzieremo anche le possibilità di automazione che si possono ottenere con una rigorosa tipizzazione dei documenti.

L’art. 49 del Decreto Legislativo 18-08-2000, n. 267 Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali (TUEL) prevede che:

Su ogni proposta di deliberazione sottoposta alla Giunta e al Consiglio che non sia mero atto di indirizzo deve essere richiesto il parere, in ordine alla sola regolarità tecnica, del responsabile del servizio interessato e, qualora comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell’ente, del responsabile di ragioneria in ordine alla regolarità contabile.
I pareri sono inseriti nella deliberazione.

Ci troviamo di fronte a una quattro tipologie di documento, tutte già censite dal progetto PA Docs:

• Proposta di deliberazione del Consiglio comunale
• Proposta di deliberazione della Giunta comunale
• Parere del responsabile del servizio
• Parere di regolarità contabile

Dunque, ipotizziamo che un consigliere comunale intenda esercitare il diritto di iniziativa formulando una proposta di deliberazione, come previsto dall’art. 43 del TUEL. Essendo un consigliere evoluto redigerà un documento digitale, lo sottoscriverà digitalmente e lo trasmetterà al protocollo del Comune.

La comunicazione sarà protocollata, tipizzata come Proposta di deliberazione del Consiglio comunale e, di conseguenza, classificata automaticamente nella classe II/3 – Consiglio.

Come previsto al capitolo 2.4.1 delle Linee guida sul documento informatico, il documento, una volta registrato al protocollo, assume quelle caratteristiche di immodificabilità e di integrità che consentiranno di esprimere i pareri redigendo documenti autonomi contenenti i riferimenti al documento oggetto di parere [i].

Sulla base della tipologia documentale il sistema di gestione informatica dei documenti potrà aprire automaticamente un fascicolo per affare, dove sarà collocata la proposta di deliberazione in attesa dei relativi pareri. Il sistema definirà anche le Access Control List del fascicolo in modo che possa essere consultato pubblicamente, come previsto dall’art. 41 del CAD.

Il documento sarà assegnato al responsabile del servizio, che formulerà il proprio parere citando semplicemente i riferimenti della proposta di deliberazione, lo sottoscriverà digitalmente, lo registrerà al protocollo e lo inserirà nel fascicolo.

In modo analogo, ove necessario, il responsabile di ragioneria procederà per formulare il proprio parere.

Il presidente del consiglio comunale, nell’Avviso di convocazione del consiglio comunale inserirà i riferimenti telematici del fascicolo relativo alla proposta di deliberazione lo sottoscriverà digitalmente, lo registrerà al protocollo. Sulla base della tipologia documentale il sistema di gestione informatica dei documenti potrà pubblicare automaticamente l’avviso all’albo on-line. Seguendo i link contenuti nel documento consiglieri e cittadini potranno accedere ai fascicoli delle proposte di deliberazione che saranno discusse in Consiglio comunale.

E, finalmente, giunge il giorno della seduta del Consiglio comunale. Il segretario redige il Verbale dell’adunanza del Consiglio comunale che sarà inserito automaticamente nella relativa aggregazione e, se previsto dal Regolamento del consiglio comunale, potrà essere oggetto di repertoriazione.

Se la proposta di deliberazione sarà approvata, il Consiglio comunale adotterà una Deliberazione del Consiglio comunale alla quale potranno essere allegati i pareri o, più semplicemente, potrà citare i riferimenti ai pareri espressi in fase di proposta. Classificata secondo la classe opportuna, la deliberazione sarà protocollata (come consigliato dal Gruppo di lavoro dei Comuni [ii]) e, sulla base della propria tipologia, inserita automaticamente nell’aggregazione documentale Deliberazioni del Consiglio comunale alla quale è associato un repertorio annuale da cui otterrà l’opportuna numerazione.

Per concludere

Quanto descritto per le deliberazioni può essere esteso a tutti i processi gestiti dal Comune, ottenendo significativi benefici in termini di automazione della gestione dei documenti e di trasparenza dell’attività amministrativa.

Il Progetto PA Docs è un progetto aperto, al quale invitiamo a partecipare i responsabili della gestione documentale dei Comuni e di chiunque si occupi degli archivi comunali per motivi scientifici o professionali ma anche gli esperti dei diversi domini con l’obiettivo di pervenire a un vocabolario condiviso, fondamentale per l’interoperabilità tra i sistemi di gestione informatica dei documenti.

Note

[i] Personalmente non amo i documenti digitali “multifirma” in cui, a similitudine di quanto si faceva sul documento analogico, i sottoscrittori sottoscrivono “porzioni” del documento.

[ii] I documenti repertoriati, secondo la procedura di registrazione particolare descritta dal DPR 445/2000 (art. 53, comma 5 che, quando elenca i documenti soggetti a registrazione obbligatoria effettuata tramite il registro di protocollo generale, unico per l’intera AOO, annovera tra quelli esclusi «tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dall’amministrazione»), possono e, nel caso siano su supporto informatico, devono essere registrati nel protocollo generale. Il singolo documento repertoriato viene pertanto identificato (e citato) tramite due numeri: quello di repertorio (ad esempio, n. 1729/2005 del repertorio delle ordinanze) e quello di protocollo generale (ad esempio, 93.812/2005). Inoltre, il singolo documento registrato in un repertorio, quando non contiene oggetti multipli (come nel caso, ad esempio, dei verbali delle riunioni di un organo collegiale), viene classificato in base alla materia che tratta.