Il datore di lavoro può controllare il computer aziendale del dipendente?

Il datore di lavoro può controllare i device del dipendente, come il computer aziendale? Ecco un approfondimento.

Quasi sempre, negli uffici, ai dipendenti vengono dati in dotazione device elettronici, come computer, tablet e smartphone, per poter lavorare.
In alcune circostanze, su questi device possono essere richiesti dei controlli aziendali, ma è legale?

Vediamolo insieme.

Datore di lavoro può controllare computer dipendente: cosa dice la legge

Nella categoria degli strumenti di lavoro rientrano tutti gli apparecchi o i dispositivi essenziali, per il compimento della prestazione lavorativa. Quindi, troviamo ad esempio computer portatili, cellulari, tablet e anche le caselle di posta elettronica.

Secondo la legge, il datore di lavoro può controllare effettivamente tutti i device elettronici dati in dotazione al dipendente per lavorare.
Tra i controlli aziendali rientrano i cookie, la cronologia delle ricerche sul web e anche geolocalizzazione sullo smartphone, ma solo nell’orario lavorativo.

La legge non impone l’obbligo di autorizzazione per poter installare strumenti di controllo a distanza sui dispositivi dati al dipendente.

Quando possono avvenire i controlli

I controlli aziendali possono avvenire quando il datore di lavoro ha un legittimo e fondato sospetto su eventuali comportamenti illeciti, da parte del dipendente, che deteriorano il rapporto di fiducia o mettono a rischio gli interessi aziendali.

Alcuni esempi sono la violazione del diritto d’autore, il download di materiale illegale, la divulgazione di dati sensibili, informazioni riservate o segreti aziendali.

È vietato, però, il controllo massivo, ovvero quello che prevede verifiche continue, fatte su un gran numero di dipendenti e non strettamente correlate alle loro attività.
Infine, le informazioni raccolte durante le verifiche devono essere conservate esclusivamente per il tempo necessario e non vanno rese note a soggetti terzi o divulgate all’esterno dell’azienda.

Il dipendente va informato?

Quando il datore di lavoro fornisce al dipendente i device elettronici per il lavoro, deve anche rendere noto un documento che includa le informazioni sulle modalità di utilizzo e sui dati rispetto ai quali potranno essere effettuati i controlli aziendali.

Perciò, il datore di lavoro deve fornire anticipatamente un regolamento interno sull’utilizzo del computer aziendale (e degli altri device). Il regolamento dovrà essere sempre consultabile e reso facilmente accessibile.

Il dipendente dovrà essere informato su quali software e operazioni saranno fatti i controlli aziendali, per quanto riguarda le performance.
Il datore di lavoro, invece, dovrà rispettare le regole delle policy aziendali e quelle del Codice in materia di protezione dei dati.

Si possono fare controlli sul computer personale?

Anche il computer personale può essere oggetto dei controlli aziendali, ma tenendo conto di alcuni limiti.
I controlli possono essere fatti solo con l’accesso remoto all’account aziendale e non materialmente sul dispositivo del lavoratore.