Trasferte e rimborsi pasti per i dipendenti degli enti locali

Un recente parere dell’Aran (Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle Pubbliche Amministrazioni) si occupa di rispondere a un parere in merito alle trasferte lavorative e ai rimborsi pasti per i dipendenti appartenenti al comparto enti locali.

Nello specifico la richiesta di parere di un ente chiede maggiori delucidazioni sulla documentazione fiscale relativa agli importi dei pasti consumati durante la trasferta in questione.

Questo è il testo dell’interrogativo:

Per le trasferte di durata superiore alle 12 ore, di cui all’art. 57, comma 1, lett. c) del CCNL del 16.11.2022, la spesa per i due pasti giornalieri, nel limite ivi indicato (complessivi 44,26 euro) può essere documentata con un unico scontrino fiscale che attesti soltanto l’importo riferibile ad uno dei due pasti consumati?

Analizziamo la materia e poi scopriamo nello specifico qual è stata la risposta all’interrogativo da parte dell’Aran.

La disciplina delle trasferte lavorative e dei rimborsi pasti per i dipendenti degli enti locali

Secondo quanto stabilito dall’articolo 57 del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) in vigore dal 16 novembre 2022, sono definite le seguenti regole per il trattamento di trasferta.

Innanzitutto, al personale inviato a svolgere la propria attività in località diverse dalla dimora abituale o dalla sede di servizio ordinaria spetta un rimborso delle spese effettivamente sostenute per i mezzi di trasporto, come treno, aereo, nave e altri, nel limite del costo del biglietto. Per i viaggi in aereo, il rimborso è relativo alla classe economica. Inoltre, sono previsti rimborsi per i mezzi di trasporto urbano o, previa autorizzazione dell’amministrazione, per i taxi.

Ecco uno schema di riepilogo relativo alle somme:

• per le trasferte di durata superiore a dodici ore, è previsto il rimborso della spesa per il pernottamento in un albergo fino a quattro stelle e per due pasti giornalieri, entro un limite complessivo di € 44,26 per i pasti
• mentre nel caso di trasferte tra le otto e le dodici ore, è previsto il rimborso per un pasto entro il limite di € 22,26
• infine, per le trasferte inferiori alle otto ore, il dipendente ha diritto a un buono pasto.

Se ci si trova in una località per più di trenta giorni di seguito con pernottamento in un albergo, verrà rimborsato il costo del pernottamento solo se l’albergo in cui soggiorni è di una categoria equivalente o superiore a quello normalmente consentito nella stessa località, e se il suo prezzo è più conveniente rispetto alla media della categoria di alberghi autorizzati nella zona. La categoria degli alberghi si riferisce alle “stelle”, che rappresentano il livello di servizio e le comodità offerte dall’albergo. Quindi, quando si parla di categoria equivalente, si fa riferimento al numero di stelle dell’albergo.

Inoltre, sono previsti compensi per il lavoro straordinario e rimborsi per il trasporto di materiale e strumenti necessari per lo svolgimento dell’incarico. Tuttavia, è importante notare che il trattamento di trasferta cessa di essere corrisposto dopo i primi 240 giorni di trasferta continuativa nella stessa località.

La documentazione fiscale

L’analisi del parere dell’Aran mette in luce un vuoto normativo riguardante la documentazione fiscale necessaria per comprovare le spese sostenute per i pasti durante questo tipo di trasferte. Non essendo specificate nel contratto collettivo nazionale le modalità dettagliate per la documentazione delle spese alimentari, si evidenzia la necessità di un intervento da parte degli enti coinvolti.

In particolare, si sottolinea che spetta agli enti, nell’ambito delle loro competenze e conformemente ai rispettivi ordinamenti interni, definire con precisione la documentazione richiesta e le procedure da seguire per richiedere i rimborsi relativi ai pasti durante le trasferte. Questo implica che ciascun ente dovrà stabilire le proprie linee guida in materia, garantendo al contempo il rispetto delle disposizioni contrattuali e delle normative vigenti.

In sostanza, mentre il CCNL delinea i diritti e i limiti dei dipendenti in merito ai rimborsi per i pasti durante le trasferte, lascia agli enti la responsabilità di definire le modalità pratiche per la documentazione e l’ottenimento di tali rimborsi, tenendo conto delle specificità organizzative e procedurali di ciascun contesto lavorativo.

Il testo del parere Aran

Qui il documento completo.