Registro elettronico: vantaggi e criticità del nuovo strumento digitale

Il registro elettronico introdotto nel 2012 rientrava nel piano di dematerializzazione portato avanti per la Pubblica Amministrazione. Ma, a distanza di anni dalla prima legge, come funziona? Ha portato a compimento i suoi obiettivi?

Che cos’è un registro elettronico? Si tratta di un servizio on line di gestione della classe.

Equivale, nelle sue funzionalità essenziali, ad un registro tradizionale ma con la possibilità di avere maggiori opportunità di impiego.

Sostituisce il vecchio strumento cartaceo, è in formato digitale e si usa solo online. Potenzia e ottimizza molti aspetti organizzativi del classico registro di classe.

Il registro digitale ha diversi vantaggi a cui mira:

• punta a semplificare al massimo la gestione burocratica che l’insegnante deve svolgere;
• vuole consentire ai genitori una maggiore supervisione sul lavoro dei propri figli, direttamente da casa grazie all’accesso diretto a programmi svolti, voti, assenze, eventuali note.

L’utilizzo del registro elettronico, in sostituzione del vecchio registro cartaceo, non è ancora obbligatorio. Il Garante per la privacy deve prima approvare il piano di dematerializzazione.

D’altronde, i registri elettronici sono contenitori virtuali di una marea di dati personali, questo comporta quindi la necessità di applicare una normativa sul loro trattamento.

Tuttavia, in molte scuole italiane, nei Collegi dei docenti, è stata deliberata l’adozione del registro elettronico di classe e personale del docente. Così il suo utilizzo in tempo reale diventa obbligatorio. 

Funzionalità del registro elettronico

Come funziona? Il docente ha diversi compiti:

• deve firmare digitalmente,
• registrare le assenze degli alunni,
• mettere i voti delle valutazioni scritte e orali in tempo reale,
• compilare sia il registro di classe che quello personale della materia.

L’insegnante, in qualità di pubblico ufficiale, deve registrare all’istante quanto avviene in sua presenza.

Il Dirigente Scolastico dal canto suo ha la possibilità di avere sotto controllo la situazione aggiornata delle presenze, assenze, ritardi e uscite di tutte le classi, quindi è nelle condizioni di conoscere se un docente compila o meno il registro elettronico.

L’uso del registro elettronico proprio per questo motivo dovrebbe essere deliberato solo nei casi in cui la scuola sia dotata di infrastrutture e strumenti tali da mettere il docente in condizione di operare in classe.

In molte scuole del territorio invece manca un’efficiente connessione wireless e non ci sono Pc e/o tablet a disposizione dei docenti in ogni classe.

Per accedere al registro elettronico è necessario un codice scuola, un nome utente e una password. Ogni utente (docente, genitore, studente) possiede un nome utente e una password personale che devono essere attivati e comunicati dalla scuola al diretto interessato.

Il registro elettronico ha diverse potenzialità sulla carta. Prima di tutto è strumento di trasparenza e garantisce a genitori e studenti una comunicazione chiara sulle attività e gli esiti scolastici, nonché tutte le comunicazioni inerenti l’orario scolastico.

La segreteria scolastica non ha l’obbligo di formare ma è il punto di riferimento per tutto ciò che concerne il registro: assegnazione e rinnovo password, associazione docente-materia, classe-plesso, inserimento dei profili dei supplenti ecc…

La normativa

Il decreto 95/2012 convertito nella legge n.135 del 7 agosto 2012, nei commi 29 e 31 dell’art.7 introduceva l’obbligo per le scuole, a partire dall’anno scolastico 2012/2013, di redigere le pagelle in formato elettronico e adottare i registri on line, considerandoli come obbligatori.

Il comma 27 però, disponeva che il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca doveva presentare, entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del decreto legge 92/2012, un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie. Un piano che però ancora ad oggi manca.

Un altro aspetto da regolamentare per i registri elettronici sarebbe la normativa sulla privacy, anche perchè nella maggioranza dei casi le informazioni riguardano i minori.

Le scuole devono, per compiti istituzionali, trattare, archiviare e anche detenere, tantissimi dati personali.

Il GDPR (Nuovo Regolamento Europeo Privacy) è stato approvato il 24 maggio 2016 ed è in vigore per le scuole italiane dallo scorso maggio. Prevedeva infatti, con un proprio articolo, che la piena applicabilità delle nuove norme entrasse in vigore dal 25 maggio 2018.

Il Regolamento stabilisce che tutti i soggetti, sia pubblici che privati, se lavorano trattando dati personali devono nominare un DPO (Data Protection Officer), cioè il responsabile della protezione dei dati.

Una norma importante del Regolamento prevede poi la responsabilità da parte di chi fornisce servizi per il trattamento dei dati.

Questo è un aspetto rilevante per le scuole: il registro elettronico è il capo tipico, proprio perché la piattaforma viene fornita normalmente da aziende private.  Queste aziende saranno quindi anch’esse responsabili delle modalità di trattamento dei dati.

Criticità del registro digitale

Il registro elettronico è stato protagonista di diverse controversie, anche per via della sua natura non completamente regolamentata e dei problemi delle scuole italiane.

Molte istituzioni scolastiche infatti sono prive di connessione e/o di computer e tablet da fornire ai docenti, ai quali viene anche chiesto l’utilizzo di quelli personali.

Una docente del liceo di Barletta, ad esempio, è stata sanzionata perché non usava il registro. Il Tribunale di Trani ha però annullato la decisione e la motivazione è stata: perché la scuola non ha fornito la strumentazione adatta ad ottemperare al compito.

Un altro caso è quello dei cinque docenti di Catania, all’istituto Majorana, che sono stati sospesi dalla dirigente scolastica per non aver utilizzato il registro elettronico. Le loro motivazioni sono state la mancanza di aule provviste di PC. Questo caso è ancora in corso di risoluzione.

Bisogna inoltre constatare che alcuni insegnanti si dimostrano ancora poco aperti al cambiamento e alcune famiglie faticano anche a familiarizzare con il nuovo strumento.

Senza dimenticare appunto che non sempre il livello di sviluppo tecnologico delle scuole italiane permette di sfruttare davvero il registro elettronico.

A distanza di sei anni dalla Legge 135/2012 che introdusse il registro elettronico l’obiettivo prefissato non è ancora stato raggiunto pienamente.