Il processo di digitalizzazione comporta la riorganizzazione del lavoro interno degli uffici delle segreterie amministrative, segreterie che, già in affanno per la mole di lavoro quotidiano, sono costrette a dover affrontare l’ennesimo ostacolo.
Il cambiamento, che spesso viene associato al miglioramento e alla maggiore efficienza degli uffici di segreteria, si scontra con la dura realtà della formazione del personale e con l’ulteriore rallentamento dovuto ai nuovi software di gestione. Si deve tenere presente, infatti, che una buona parte del personale amministrativo in servizio non è preparato ad un passaggio di questo tipo, molti di essi appartengono alla “generazione della macchina da scrivere” e hanno imparato ad usare i computer da autodidatta; pochissimi e assolutamente non sufficienti, infatti, sono stati i corsi di aggiornamento previsti per il personale amministrativo, il quale non ha accesso, ricordiamo, nemmeno al bonus 500 euro per l’auto formazione, garantito invece al personale docente.
A tutto questo si aggiunga che in molti Istituti, in particolare gli Istituti Comprensivi, non è prevista nemmeno la figura dell’Assistente Tecnico, è tutto quindi lasciato alla “buona volontà” del personale amministrativo più “informaticamente evoluto”, il quale deve instradare i colleghi nel mondo della segreteria digitale.
Ci si trova quindi davanti a segreterie che non utilizzano ancora i software di segreteria digitale e a segreterie che, invece, lo utilizzano, ma solo in parte.
Un modello, che è tra i più utilizzabili dalle segreterie amministrative, è quello del permesso/assenza.
La segreteria può utilizzare e accettare il modello di permesso/assenza se debitamente compilato e spedito a mezzo posta elettronica. Unica accortezza è quella dell’individuazione univoca dello scrivente.
L’invio può essere fatto o a mezzo PEC (posta elettronica certificata) o a mezzo PEO (posta elettronica ordinaria).
– A mezzo PEC personale: Il modello viene compilato e inviato direttamente alla segreteria. Non necessita di firma digitale o di documenti dello scrivente allegati.
– A mezzo PEO: il file modello deve essere firmato digitalmente o, in alternativa, deve essere allegata copia del documento di riconoscimento dell’interessato.
In entrambi i casi il modello di domanda non necessita di firma olografa in quanto, se questo dovesse essere stampato, firmato e inviato in formato elettronico si perderebbe lo scopo finale della dematerializzazione.
Fonte: Orizzonte Scuola (www.orizzontescuola.it) - articolo di Gianlorenzo Perri