Documenti di trasporto: digitalizzare per gestire in modo migliore

Per le aziende diventa ormai fondamentale investire in innovazione, in particolare in chiave digitale. I principi della digitalizzazione dei processi e della dematerializzazione dei documenti possono portare ingenti benefici in termini di efficacia ed efficienza, soprattutto laddove agiscono su prassi e procedure interne basate su “carta e penna”. Ne sono un esempio i Documenti di Trasporto, che è ormai possibile gestire in modo completamente digitale.

È ormai sempre più rischioso – per le organizzazioni del nostro Paese – continuare a procrastinare la scelta di procedere verso la Digitalizzazione. La profonda crisi strutturale che stiamo vivendo impone che si affronti un forte cambiamento, in grado di stimolare la crescita e, contestualmente, di migliorare la produttività del lavoro: due dimensioni che, con specifico riferimento all’Italia, sono “stabili” in modo preoccupante da ormai troppo tempo. In questa situazione, assume una sempre più consapevole importanza l’attenzione all’innovazione, in particolare in chiave digitale. I documenti che richiedono – o, più semplicemente, prevedono per prassi o procedure interne – l’apposizione di una o più firme autografe rappresentano forse l’esempio più emblematico del “salto culturale” necessario per poter realizzare in concreto le opportunità della Digitalizzazione.

Le ricerche condotte dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano rivelano che, in molti casi, la firma autografa è solo uno degli strumenti possibili – ragionevolmente il più naturale da impiegare, nella prassi, in uno scenario cartaceo tradizionale – mentre in altri, ove una firma autografa risulta essere espressamente richiesta dalle norme vigenti, si scopre che il Legislatore consente – e, in molti casi, incoraggia – il ricorso a molteplici soluzioni digitali.

Esempio paradigmatico è quello dei Documenti di Trasporto (DDT).

Momenti fondamentali del processo di trasporto e consegna, come l’attestazione di presa in carico della merce o la prova di avvenuta consegna (quando previste), sono tipicamente costituiti dall’apposizione di una firma autografa (più spesso, una semplice “sigla”), in genere, direttamente sulla copia-fornitore del Documento di Trasporto (DDT) cartaceo. È bene cominciare con lo sfatare alcuni “falsi miti” legati in particolar modo alla trasmissione e alla firma del DDT.

In prima battuta, il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare la merce (come resta invece vero per laScheda di Trasporto), bensì può essere trasmesso telematicamente, a patto che la trasmissione sia effettuata entro il giorno in cui ha inizio la consegna della merce (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996). In secondo luogo, il DDT è un documento a tutti gli effetti rilevante ai fini fiscali oltre che civili, ed è perciò necessario che venga obbligatoriamente conservato da parte del soggetto che cede la merce (e non dal trasportatore), esattamente come la relativa fattura di vendita. Il quadro normativo vigente, tuttavia, consente sia una conservazione cartacea sia una conservazione in solo formato digitale (in coerenza con quanto prescritto dalnuovo DM del 17 giugno 2014). Proprio perché la spedizione e la conservazione del DDT possono essere effettuate rispettivamente in modalità telematica e mediante conservazione digitale, viene da sé che non sussiste obbligo di firma da parte del cliente all’atto del ricevimento del DDT stesso. Si tratta di una prassi, decisamente consolidata ma sicuramente modificabile a fronte di una presa di coscienza dei benefici che ne deriverebbero.

Proprio questa consapevolezza e l’impatto dell’innovazione sugli attori coinvolti rappresentano un elemento non trascurabile. Nel caso della Dematerializzazione del DDT l’adozione del modello più efficace emergerà dal miglior compromesso tra benefici desiderati e grado di collaborazione che è possibile raggiungere nella “relazione a tre” tra fornitore, cliente e trasportatore. Da pochi euro a documento nei modelli unilaterali per arrivare anche a oltre 20 €/consegna nei casi di Digitalizzazione più spinta.

I modelli di Dematerializzazione unilaterale degli archivi sono caratterizzati da una gestione dei documenti interni basata su sistemi di Gestione Elettronica Documentale e di Conservazione Digitale abbinati a una modalità di trasmissione cartacea. In questo scenario, il fornitore che attiva la spedizione decide – in modo indipendente e trasparente per gli altri attori del processo – di portare in Conservazione Digitale i DDT attivi (da lui stesso prodotti), stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente. Il fornitore rinuncia, quindi, all’eventuale “prova di avvenuta consegna della merce al cliente”, teoricamente rappresentata dalla firma/sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede. Lato passivo, per contro, il cliente destinatario della consegna può scegliere – anche qui, in modo totalmente trasparente agli altri attori del processo – di portare in Conservazione Digitale i DDT ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione.

Nei modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi, la modalità di gestione interna delle informazioni è sostanzialmente indifferente: a caratterizzare questo approccio è la modalità di trasmissione che prevede invio cartaceo del DDT che accompagna la merce integrato da un flusso dati in parallelo. In questo contesto fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da un Documento di Trasporto cartaceo. I benefici conseguibili derivano sia dalla maggior efficienza ed efficacia ottenibili sul processo (ottimizzazione delle operazioni di logistica in ingresso, grazie alla disponibilità di informazioni in anticipo sulla consegna fisica) sia dal superiore controllo sul processo stesso (grazie al monitoraggio tempestivo delle principali fasi, come, per esempio, l’avvenuta consegna).

Infine, nei modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi, i flussi informativi si sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce e le informazioni sono gestite internamente mediante soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Digitale. La documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto e gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Digitale dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce. In questo scenario è possibile anche impiegare device mobili – tablet, smartphone o palmari – per raccogliere elettronicamente eventuali conferme di avvenuta consegna o di presa in carico della merce.

Oltre che ai DDT, i principi della Digitalizzazione evidenziati presentano elementi applicabili anche in altri ambiti. Infatti, le domande fondamentali che è opportuno si ponga chi vuole “fare” sono profondamente trasversali ai diversi contesti: “dove oggi è presente una firma autografa, serve?”; “se serve, a chi serve (regolamento interno, Legislatore?) e per quale scopo (controllo, conferma, riconoscimento, opponibilità giuridica?)?”; “se non serve la firma, quanto costa mantenere quel processo basato sul cartaceo?”; “come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l’innovazione legata alla Dematerializzazione (clienti, fornitori, PA ecc.)?”.

(Ri)scoprire la corretta risposta a queste domande, in molti casi, ha permesso e permette di trovare il necessario consenso per far partire i progetti.

FONTE: Agenda Digitale (www.agendadigitale.eu)

AUTORE: Daniele Marazzi