Digitalizzazione della Pa in Sicilia: luci e ombre di archivi in bilico tra cartaceo e futuro digitale

La Pubblica amministrazione siciliana si avvia verso la digitalizzazione, ma la resistenza del “cartaceo” è ancora forte: ecco i dati che emergono da un recente report dell’ISTAT.

Un quadro a due facce emerge dal dossier dell’Istituto Nazionale di statistica sulla digitalizzazione della PA locale, con dati che offrono spunti di riflessione e aprono a sfide importanti.

Scopriamo dunque quali sono i punti in cui la Sicilia è al passo ma, soprattutto, quali sono le carenze in materia “informatica” da parte della Pa isolana, cercando di comprendere come intervenire e in quale modo arginare questo divario che rischia di crearsi con il resto d’Italia.

La Pa in Sicilia è poco digitale e si affida ancora troppo al “cartaceo”

L’analisi del report Istat 2023 sulla digitalizzazione della Pa siciliana evidenzia una dicotomia significativa. Da un lato, la diffusione del Wi-Fi gratuito (quasi il 60% dei Comuni) e l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale (7,2% dei Comuni) posizionano la regione in maniera positiva rispetto ad altre realtà del Mezzogiorno.

Dall’altro lato, l’eccessivo utilizzo della carta a scapito della versione digitale dei documenti (85,5% dei Comuni) e l’incompletezza dei servizi online (solo il 52,9% dei Comuni offre un iter completo online per almeno un servizio pubblico) evidenziano un’evidente contraddizione.

Cosa significa questa dicotomia?

Da un lato, la Sicilia dimostra una certa propensione all’innovazione. La diffusione del Wi-Fi gratuito rappresenta un passo avanti importante per facilitare l’accesso ai servizi online da parte dei cittadini. L’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale, seppur ancora in fase iniziale, indica la volontà di alcune amministrazioni di sperimentare nuove tecnologie per migliorare l’efficienza dei servizi.

Dall’altro lato, la regione è ancora indietro rispetto al resto d’Italia in termini di dematerializzazione dei processi e di digitalizzazione dei servizi. L’eccessiva reliance sulla carta rappresenta un ostacolo all’efficienza e alla trasparenza della PA. L’incompletezza dei servizi online limita l’accesso dei cittadini ai servizi pubblici e rischia di creare una disparità tra chi ha competenze digitali e chi non le ha.

Quali sono le cause di questa dicotomia?

Diverse cause concorrono a questa situazione:

• Mancanza di risorse finanziarie: la PA siciliana soffre di una carenza di risorse finanziarie che limita la capacità di investire in tecnologie digitali.
• Carenza di competenze digitali: il personale della PA spesso non ha le competenze necessarie per utilizzare le tecnologie digitali in modo efficace.
• Difficoltà di coordinamento tra le diverse amministrazioni: la frammentazione della PA siciliana rende difficile il coordinamento e l’implementazione di politiche di digitalizzazione omogenee.
• Scarsa cultura del digitale: la cultura del digitale non è ancora diffusa all’interno della PA siciliana.

I problemi causati dal digital divide

Il digital divide rappresenta una criticità significativa nel processo di digitalizzazione della PA siciliana. L’esclusione di fasce deboli della popolazione, come gli anziani, dai servizi digitali rischia di creare una disparità nell’accesso ai diritti e alle opportunità.

Dall’analisi del report Istat 2023 emerge che:

• Il 78,2% dei dipendenti della Pa siciliana ha accesso a internet, contro una media italiana del 91,7%.
• Solo nel 18,5% dei Comuni il personale ha partecipato ad attività formative sulle tecnologie digitali.
• In 7 amministrazioni locali su 10 la gestione degli eventi di sicurezza informatica non è codificata.

Questi dati evidenziano la necessità di un intervento urgente per colmare il digital divide e migliorare la sicurezza informatica della PA siciliana.

Diverse cause concorrono al digital divide:

• Difficoltà di accesso alle tecnologie: secondo l’Istat, nel 2022 il 23,4% delle famiglie siciliane non aveva un computer e il 17,8% non aveva una connessione internet.
• Competenze digitali limitate: l’Istat rileva che nel 2022 il 43,7% degli individui di 15 anni e più in Sicilia non possedeva alcuna competenza digitale di base.
• Mancanza di assistenza e supporto: spesso i cittadini non hanno a disposizione figure di riferimento che li aiutino ad utilizzare i servizi digitali.

La carenza di formazione del personale rappresenta un ulteriore ostacolo. La scarsa conoscenza delle tecnologie digitali da parte dei dipendenti della PA ne limita l’utilizzo efficace e sicuro.

La sicurezza informatica è un aspetto critico che non può essere ignorato. La gestione non codificata degli eventi di sicurezza informatica espone la PA a rischi di attacchi informatici e violazioni dei dati.

Un quadro che richiede un cambio di passo

La dematerializzazione dei processi e l’archiviazione elettronica sono necessari per migliorare l’efficienza e la trasparenza della PA. È fondamentale colmare il digital divide, garantendo l’accesso ai servizi online per tutti i cittadini, con iniziative mirate a supportare le fasce più deboli.

Investire nella sicurezza informatica e nella formazione del personale è fondamentale per l’utilizzo efficace delle tecnologie digitali. La digitalizzazione non è solo una questione di tecnologia, ma anche di cultura e di competenze.

La Sicilia infatti, come abbiamo visto da alcuni dati ISTAT, ha il potenziale per fare della digitalizzazione un volano di sviluppo e di crescita. Ma c’è ancora molta strada da fare. L’impegno congiunto di enti locali, cittadini e professionisti è fondamentale per cogliere le opportunità offerte dalle nuove tecnologie e costruire una PA efficiente, trasparente e accessibile a tutti.

Serve un piano strategico articolato

L’analisi critica evidenzia la necessità di un piano strategico articolato che tenga conto delle specificità del territorio siciliano e delle diverse esigenze dei cittadini.

Un piano che punti a:

• Accelerare la dematerializzazione dei processi e l’adozione di sistemi di archiviazione elettronica.
• Colmare il digital divide con iniziative di formazione e sensibilizzazione rivolte a tutta la popolazione.
• Investire nella sicurezza informatica per proteggere i dati e i sistemi informatici della PA.
• Rafforzare la formazione del personale per l’utilizzo efficace delle tecnologie digitali.
• Promuovere la cultura della digitalizzazione e la partecipazione dei cittadini.

Solo attraverso un impegno concreto e una visione di lungo termine la Sicilia potrà cogliere appieno i benefici della digitalizzazione e costruire una Pubblica Amministrazione moderna, efficiente e al servizio dei cittadini.

Un supporto per l’archiviazione digitale del materiale cartaceo

In un contesto interessante, ma complesso, come quello sopra citato la Golem Net, software house specializzata in soluzioni dedicate alle PA, ha previsto diversi servizi per il cosiddetto Document Management System (DMS).

Si tratta di procedure virtuose che, tramite un sistema informatico ad hoc, aiutano a gestire l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro creazione alla loro archiviazione e conservazione.

Un DMS ottimizzato sulle esigenze dell’Ente permette di ottimizzare le seguenti azioni:

• Digitalizzare: convertire i documenti cartacei in formato digitale, facilitando la loro archiviazione e consultazione
• Organizzare: classificare i documenti in base a criteri predefiniti, come tipologia, data, ufficio o argomento
• Conservare: archiviare i documenti in modo sicuro e conforme alle normative vigenti
• Condividere: rendere i documenti accessibili a tutti gli utenti autorizzati, sia all’interno che all’esterno della PA
• Ricercare: trovare rapidamente i documenti necessari, grazie a potenti motori di ricerca.

Tra i vari asset del pacchetto dedicato alla gestione del sistema documentale dell’Ente menzioniamo i seguenti:

• la redazione del manuale per la gestione del protocollo e della conservazione sostitutiva – progettata per ottimizzare l’efficienza e la trasparenza nei processi comunali, tramite un approccio completo e mirato che copre ogni aspetto critico della gestione documentale all’interno dell’Ente
• l’archiviazione ottico sostitutiva documentale – ideata per semplificare e migliorare il processo di gestione documentale attraverso le seguenti fasi:
  • disamina preliminare della documentazione
  • creazione di archivi di deposito costituiti da fascicoli informatici
  • catalogazione e conversione in meta-dati
  • correlazione logica tra il fascicolo digitale e la posizione fisica degli archivi cartacei corrispondenti
• e l’invio a norma dei documenti informatici presso il conservatore accreditato – un servizio che consente di:
  • garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti informatici
  • assicurare la loro validità legale
  • conservare i documenti per un periodo di tempo definito.

Si tratta senz’altro di uno strumento fondamentale per la digitalizzazione della PA, che contribuisce a rendere l’amministrazione più efficiente, trasparente e sicura.

In questa pagina potete richiedere maggiori informazioni e un preventivo. Oppure è possibile, in alternativa, scrivere un messaggio WhatsApp al numero: 342 014 7374 o inviare una email a commerciale@golemnet.it